De bezoekersstrategie

Voor ieder museum staat de bezoekersbeleving centraal. 

Wil je maximaal bereikbaar en toegankelijk zijn voor je bezoekers? Ga je voor de hoogst mogelijke waardering van je (online) bezoek? Wil je grip hebben op de uit bezoek geworven inkomsten? Dan leg je deze uitgangspunten vast in een bezoekersstrategie.

Wat is een bezoekersstrategie

Een bezoekersstrategie is de onmisbare schakel tussen de missie van het museum en diens exploitatie. De strategie biedt heldere kaders voor het maken van keuzes. Bovendien helpt het het bepalen van de succesfactoren om doelstellingen te behalen. Binnen de strategie dragen alle medewerkers en museale processen (in-)direct bij aan dat ene doel: meer ⠂tevreden ⠂bezoekers.

 

De waarde van een bezoekersstrategie

Het formuleren, vastleggen, bijstellen en uitdragen van een bezoekersstrategie kost tijd en energie. Tijd en energie die vaak schaars zijn in een museum dat dagelijks de deuren opent en waar iedere dag nieuwe uitdagingen, ideeën en ontwikkelingen om aandacht vragen. 

Toch is het zeer waardevol om tijd, aandacht en energie vrij te maken voor het opstellen van de bezoekersstrategie, juist omwille van tijds- en geldbesparing, en borging van kwaliteit en continuïteit.

Een eenduidige bezoekersstrategie helpt het museum om een onderscheidende positie in te nemen, voor de bezoeker én de medewerker. Het maakt de bezoeker duidelijk wie je bent, en welke waarde een bezoek aan jouw museum kan hebben. Het stellen van (haalbare, zichtbare en tastbare) doelen motiveert medewerkers, partners en leveranciers.

Een toetsbare bezoekersstrategie geeft richting aan afdelingsplannen. Door vanuit de bezoekersstrategie de verschillende afdelingsactiviteiten te begroten, te budgetteren en te toetsen zorg je ervoor dat de investeringen direct bijdragen aan het (online) museumbezoek. En dat de begrote directe opbrengsten uit het (museum)bezoek daadwerkelijk haalbaar zijn en worden behaald. Daarmee draagt de bezoekersstrategie bij aan financiële grip en gezondheid van de organisatie. 

In een hedendaags museum zijn laagdrempeligheid, flexibiliteit en schaalbaarheid van de personeelsorganisatie belangrijke uitgangspunten. Organisaties veranderen constant, net als de functies en rollen binnen de organisatie. En daarnaast is de arbeidsmarkt ook altijd in beweging onder invloed van geopolitieke, demografische en technologische ontwikkelingen.

Een compacte en duurzame bezoekersstrategie is goed overdraagbaar, en zorgt daarmee voor continuïteit, betrokkenheid en doorlopende kennisverrijking en -overdracht. 

Tenslotte helpt een duurzame bezoekersstrategie het museum om snel te reageren op en het signaleren van innovaties en kansen. Door het creëren van heldere kaders en inzicht in de impact van veranderingen kunnen nieuwe kansen snel worden getoetst op hun meerwaarde. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan een nieuwe (online) evenementenreeks, een verbetering van een bestaand systeem, een nieuwe podcast, een baanbrekende tentoonstelling of een nieuwe manier van werven van medewerkers.

Vorm, inhoud en aanpak 

Een goede bezoekersstrategie is de onmisbare schakel tussen de missie van het museum en alle daaraan afgeleide afdelingsplannen en -activiteiten. 

Er is geen vaste vorm en inhoud van een bezoekersstrategie, maar om deze duurzaam en succesvol toe te passen mag een aantal onderdelen niet ontbreken.

 

1. 1. Stel de (allerbelangrijkste, strategische) doelstellingen vast. Bijv. het aantal beoogde jaarlijkse bezoekers, de beoogde waarderingsscore en de beoogde omzet. Deze doelen zijn duidelijk, meetbaar en bespreekbaar. 

 

2. 2. Stel een risicoanalyse op van gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de doelstellingen. Denk hierbij aan thema’s als inbraak/diefstal/vandalisme, klimaatadaptatie, IT-continuïteit, activisme, BHV-calamiteiten, natuurrampen, pandemieën, financiële gezondheid, etc.

 

3. 3. Stel een informatiestrategie op. Een informatiegestuurde werkwijze ondersteunt de bezoeker en de medewerker maximaal in de bezoek- en werkomgeving, en belast het museum minimaal in kosten en beheer. Het voorkomt dat je beslissingen maakt op basis van meningen en aannames, en het draagt bij aan het sneller signaleren en benutten van (nieuwe) kansen.

 

4. 4. Uitvoering van een strategie begint met eigenaarschap. De strategie blijft levend door voortgangsgesprekken met de eigenaren, maatregelen om bij te sturen, en door dashboards mét toelichting te delen met de gehele organisatie.

Een bezoekersstrategie;

 

• • maakt je museum onderscheidend voor je bezoeker én je medewerker;

• • geeft richting met eenduidige en meetbare doelstellingen;

• • werkt met meetbare doelstellingen motiverend voor de gehele organisatie;

• • draagt bij aan eigenaarschap binnen het museum;

• • geeft handvatten om informatie gestuurd te werken;

• • voorkomt desinvesteringen en stimuleert innovaties en kansen;

• • helpt je museum om financieel gezond te blijven;

• • draagt bij aan betrokkenheid en kennis van de medewerker.

Tot slot

Een strategie is net zo slim en succesvol als de uitvoering ervan. Beleidsplannen zelf hebben nooit de wereld veranderd of de veranderingen in de wereld opgemerkt. De bezoekersstrategie start, ontwikkelt zich en wordt bijgesteld door ermee te gaan werken. Met de hele organisatie, van buiten naar binnen (en omgekeerd) en met oren, ogen en geest op het bezoek gericht.